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MindManager之IT项目实施协作的成功之道

项目管理程序在理论上听上去非常完美,但交到最终用户手上时,往往会听到诸如使用不便和界面难懂抱怨声。微软Visio这些功能强大的绘图程序也许会让IT老手们觉得满意,特别是那些以绘制网络图为生的人,却往往让业务部门的主管们感到沮丧,正如Healthwise公司的首席技术官尼尔•本兹明白的那样,你需要换一种思考方法才能解决公司的项目管理问题。

如今的项目管理程序对公司的帮助不仅仅是确保项目顺利开展。本兹选择Mindjet公司的MindManager思维导图软件作为产品开发工具,作为创办于1975年的非营利性组织,Healthwise与管理医疗保健组织(如KaiserPermanente)、消费者门户(如WebMD)以及数百家医院合作,提供消费者所需的信息,帮助他们做出明智的医疗决策。

MindManager项目管理

挑战

这个组织拥有50名技术员工和211名员工,所使用的项目管理工具形形色色,包括微软的Project和微软Visio。当时正着手开发一条复杂的新产品线,名为Ix HealthMasteryCampaigns。这是个需要提供一系列信息的程序,向消费者发送通过电子邮件发送的众多信息、调查表和提醒内容,涉及哮喘、背部疼痛和戒烟等主题。这个项目需要一支成员各异的小组密切联系。

负责发布HealthMastery的软件工程师莉萨•奥图尔说:“我们有支小组负责这个项目,包括编程员、项目经理和技术人员等不同成员。我们需要一种方法来开发思路,那样大家都能看到项目进展状况。”她又说,公司有一段时间也试过开小组会议时在黑板上贴便条纸的办法,虽然便条纸能描述相关问题,但无法组织管理相关的电子文件。很多公司其实到头来都使用Excel来运作项目(如Healthwise发布新产品的项目),这完全是因为我们都熟悉这一用户界面。本兹补充说,但这其实是个错误。“像Word或者Excel这些程序是线性的,根本处理不了发布活动的不同方面。”

解决方案

Healthwise组织内部的一些人使用MindManager,开了头脑风暴会议后决定使用Mindjet公司的这个程序,此后却变成了组织和项目管理工具。MindManager让用户可以获取表示某个思路或项目的可视化图表,附带所有的分支和部分。本兹说:“我们发现可以进一步发掘MindManager的功能,用于产品开发。”

项目管理

与微软Project这些广泛适用的任务传统项目管理程序相比,MindManager程序显得非同寻常,因为它侧重于图形化图表,任何人都可以使用MindManager。企业用户几乎不需要学习MindManager程序,即可上手。软件中的XML功能还可以让用户直接从可视化“图表”链接至相关的项目文档。就拿Healthwise来说,链接可把用户直接带到与HealthMastery产品线内部的15项发布活动有关的所有文档。

这条新产品线的开发小组(包括医生和IT人员)起初使用MindManager用于设计和创作内容,随后用于实施,最后作为检测矩阵,从而确保每项发布活动的所有方面都井然有序。HealthMastery的每项发布活动都传达不同的讯息,这取决于患者对某些问题有什么响应,譬如他们的精神健康是否出现了反复或者变化。所以,这个可视化图表上有一系列条件分支结构和定时触发器。

此外,该程序的可视化外观还吸引了从事这个项目的成员各异的小组。奥图尔说:“用户积极采用它的速度之快着实让我吃惊。如果把它与微软Visio(这是个优秀工具)比一下,会发现Visio用起来有点难。我手下有一名编程员试图用Visio来绘图,结果听到她从办公室里传出尖听声,有些医生仍把每样东西写在纸上。”

IT人员还发现,MindManager程序对质量保证项目有所帮助。本兹说,其中一个发布产品准备测试时,你要做的就是打开图表。这是因为,图表会链接至消费者在发布活动期间收到的每一部分内容,涉及治疗哮喘等主题,图表还链接至管理哪个部分在何时被发送的触发器和规则。

结果

每个发布产品的开发从头到尾需要10周到12周。本兹说:“要不是MindManager,小组中的每个人要花比目前更多的时间来完成发布产品的开发。”

奥图尔说,展望未来,该组织会设法把更多的内部数据连接到MindManager图表,并调查这些图表是否可以推广到消费者,从而以更加结构化的方式来收集及提供信息。Healthwise希望看到开发商们下一步对这种技术采取什么样的动作呢?奥图尔说:“进入到企业图表服务器层面将是下一大步,以便可以在服务器集中提供图表,多个用户可同时共享及更新。”

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